Picvario blog

Почему Google Drive не подходит для хранения корпоративных изображений и вам стоит посмотреть в сторону DAM-систем

Глобально сегодня есть 3 способа организовать работу с корпоративными фото и видео: хранить их на локальном диске в офисе, использовать Google Drive и похожие сервисы или выбрать специализированный софт — DAM-систему.

DAM-система или Digital Assets Management System — это специальный софт для хранения и управления корпоративной медиабиблиотекой.

Кратко, как это работает: загружаете внутрь системы все фото, видео и другие медиа-активы компании, система их анализирует и обеспечивает гибкий поиск, управление правами доступа и т.д.

На первый взгляд это очень похоже на сервисы типа Dropbox, но всё не так очевидно. В этой статье мы сравним возможности DAM-систем и популярных облачных сервисов и постараемся ответить на вопрос «где лучше хранить медиабиблиотеку компании в 2020 году?»

Предпосылки: откуда возникла потребность в DAM-системах и облачных хранилищах

Чтобы понять о чём вообще спор, давайте на секунду вернёмся в прошлое и вспомним, как работали компании 30 лет назад.

Цифровых медиа-активов: фотографий, видео, презентаций и другой графики было немного. Они использовались в основном для производства печатных СМИ и, кроме отдела маркетинга, были особо никому не нужны.

Для их хранения хватало жёсткого диска и локального сервера.

Потом файлы начали передавать по электронной почте. С ростом цифровизации резко выросло количество фотографий, видео, документов и презентаций. Визуальный контент начали использовать на корпоративных сайтах, интернет-магазинах, в социальных сетях.
Функционал сервисов хранения и шеринга документов оказался по ряду причин недостаточным для работы с медиа активами, поэтому появился рынок DAM-систем.
Параллельно всё больше людей вовлекались в создание и использование этих файлов — становилось больше фотографов, дизайнеров, иллюстраторов и т.д.

Электронная почта перестала справляться — выросло количество файлов и их объём. Нужно было обеспечить нескольким людям доступ к контенту одновременно — и не только если они сидят в одном офисе.

Всё это в совокупности создало большой спрос на появление сервисов для хранения и обмена файлами через интернет.

В 2007 году появился Dropbox, в 2012 Google Drive. И хотя возможность хранить корпоративные файлы в облаках доступна уже 13 лет — в России большинство компаний по-прежнему используют для этого локальный компьютер.

Но облачные сервисы подходят не всем компаниям, поэтому появился рынок DAM-систем — специально предназначенных для работы именно с медиа-активами.

Если совсем упростить, DAM — это как CRM только для управления фото, видео, маркетинговыми материалами, презентациями и т.д.

В этой статье мы хотим показать в чём принципиальное отличие DAM от облачных систем хранения медиа-активов.

Настройка прав доступа и безопасность

Если вы храните все корпоративные изображения на Google Drive, то вы рано или поздно столкнётесь с проблемами настройки доступа для сотрудников.

Основная боль в том, что вы не можете гибко настроить права доступа для всей структуры файлов и папок.

Если вы не используете G.Suite и выдаёте доступы на личные Gmail-аккаунты сотрудников, то рано или поздно среди них попадётся недобросовестный, который сможет удалить или просто украсть ваши файлы.

В Google Drive, например, доступ выдаётся к папке или файлу. Когда сотрудников и подрядчиков много, контролировать у кого к чему есть доступ просто невозможно.
Ещё одна актуальная для многих проблема — согласование файлов. Например, в компании есть служба безопасности, которая должна проверить все изображения перед тем, как они станут доступны для СМИ. Реализовать это на платформе облачного хранения файлов очень сложно — их архитектура не предназначена для таких задач.

Так как изначально платформы типа Google Drive и Dropbox создавались не для компаний, а для физических пользователей, периодически у них случаются казусы с безопасностью, которые вредят бизнесу.

Например, летом 2018 года в выдачу Яндекса попали документы из Google Docs. В том числе попала и важная информация:
Яндекс начал индексировать документы, где была включена опция «доступен по ссылке». Это значит, что любой человек, у которого есть прямая ссылка, может просмотреть файл. Теперь вспомните, сколько раз вы устанавливали эту опцию для своих документов?

DAM-системы лишены таких недостатков. Они изначально созданы для компаний — в их ДНК заложена гибкая настройка прав доступа.

Вы можете создавать любые группы пользователей с разными правами и уровнем доступа — для фотографов одни права, для SMM-отдела — другие.

Гибкость — это значит, что помимо доступа на просмотр и редактирование, можно разрешить или запретить экспорт файлов и настроить любые кастомные права, связанные с бизнес-процессами компании.

Вы всегда видите у какой группы сотрудников к каким файлам есть доступ и можете быстро его ограничить.

В DAM-системе тоже можно включить «доступ по ссылке», но задать срок жизни этой ссылки. После его истечения, файл снова станет приватным.

Организация структуры

Основная концепция облачных сервисов похожа на вашу операционную систему — это папки, в которых хранятся файлы. Для пользователей это может быть удобно, но для компаний не всегда.

Когда в команде много людей, становится тяжело поддерживать чёткую структуру каталогов. Новые файлы распределяются вручную. В некоторых компаниях есть даже отдельный человек, который занимается обработкой и распределением фото и видео. Это создаёт узкое место и лишние расходы.

DAM предназначена для работы с медиа-файлами — поэтому стандартная структура папок и файлов не совсем подходит.

Для удобства работы медиа файлы надо видеть. Они исходно, как правило, тяжелые, иногда в сотни гигабайт. DAM образуют легкие версии файлов (их называют прокси) для того, чтобы можно было легко показать один или несколько файлов на странице.

Рассмотрим пример. Вам нужно собрать фото из разных папок и дать доступ к ним внешнему подрядчику. Чтобы это сделать в Google Drive, придётся создавать копии этих снимков, добавлять их в отдельный каталог и открывать к нему доступ по ссылке или по email. Возникает дублирование контента, которое съедает место на диске. Да и сама схема не очень удобна и отнимает много времени менеджеров.

В DAM для облегчения поиска используют коллекции.

Каждая коллекция может содержать неограниченное число файлов, а один файл может быть привязан к любому числу коллекций. Если вам нужно быстро открыть доступ к фото — просто выделяете их все, в несколько кликов объединяете в коллекцию и делаете её доступной по ссылке или для группы пользователей «Подрядчики».

Поиск файлов

В облачных сервисах доступен только текстовый поиск. Да, он может быть хорош, но этого недостаточно. Особенно для медиа-активов — здесь вы ограничены только названием файла и каталога, в котором он хранится.

В DAM-системе есть возможность искать по метаданным (технические параметры, теги, описания, правовую информацию и тп). Для эффективного поиска по этим данным нужны специализированные движки, более сложные, чем обычный текстовый поиск по документам.

Например, для фото метаданные могут содержать краткое описание, имя фотографа, локацию, где снимок был сделан или авторские права. Все эти параметры доступны для фильтра в поиске. Кроме этого, есть возможность самостоятельно добавлять теги и искать по ним.

Чтение, редактирование метаданных, обогащение их за счёт технологий искуственного интеллекта даёт возможность управлять массивами медиафайлов и эффективно их использовать.

Доработка системы под бизнес-процессы компании

Невозможно сделать продукт для бизнеса, который подойдёт всем и сразу. Все компании очень разные — у них разные задачи и бизнес-процессы.

Облачные сервисы предоставляются «как есть», их сложно индивидуально настроить.

DAM систему можно кастомизировать как угодно — от внешнего вида в корпоративных цветах до интеграций с внутренними системами, CMS, мессенджерами и т.д.

Пример: вы храните в DAM библиотеку вашего бренда. Это может быть набор корпоративных цветов, гайдлайны и логотип компании в разных форматах.

Можно настроить систему так, что при изменении логотипа, он автоматически обновиться во всей компании — на сайте, email-рассылке, в социальных сетях и даже на шаблонах договоров и счетов.

Скачивание файлов

В облачных сервисах удобно хранить файлы, но, если вам нужно быстро один из них обработать — обрезать, масштабировать, изменить размер, сделать это не получится. Придётся его скачать и воспользоваться сторонним софтом.

Многие DAM-системы уже дают возможность быстро отредактировать файл, но самое интересное — это возможность заранее задать размеры или форматы, в которых файл должен быть доступен.

Один раз настроив нужные размеры или форматы, в будущем можно будет скачивать их в один клик. Это опять же экономит время ваших сотрудников.

Поддержка и доработка

Облачные платформы дают бесплатное место на диске, но не оказывают техническую поддержку. Сервис предоставляется «как есть», возможность кастомизации ограничена API и созданием сторонних расширений.

В DAM вы получаете нормальный SLA и техподдержку. Команда разработчиков прислушивается к клиентам и дорабатывают продукт исходя из их пожеланий.

Вывод

Из статьи можно сделать вывод, что облачные сервисы не имеют преимуществ, но это не так. Просто они не совсем подходят для бизнеса и для работы именно с медиа-файлами — визуальным контентом, которого становится всё больше.

Для частного использования и небольших команд, Google Drive и ему подобные остаются хорошим вариантом.

Но бизнесу, которому нужна автоматизация процессов, ускорение работы и устранение узких мест, для работы с медиафайлами мы рекомендуем попробовать DAM.

План "Базовый"
Пожалуйста заполните форму, мы создадим ваше рабочее пространство Picvario и пришлем вам данные для доступа.
Имя и фамилия
Адрес электронной почты
Адрес вашего рабочего пространства Picvario
Ваше рабочее пространство будет доступно по адресу вида your-workspace.picvar.io
Нажимая на кнопку «Получить доступ», я даю согласие на обработку персональных данных.
План "Расширенный"
Пожалуйста заполните форму, мы создадим ваше рабочее пространство Picvario и пришлем вам данные для доступа.
Имя и фамилия
Адрес электронной почты
Адрес вашего рабочего пространства Picvario
Ваше рабочее пространство будет доступно по адресу вида your-workspace.picvar.io
Нажимая на кнопку «Получить доступ», я даю согласие на обработку персональных данных.
План "Максимальный"
Пожалуйста заполните форму, мы создадим ваше рабочее пространство Picvario и пришлем вам данные для доступа.
Имя и фамилия
Адрес электронной почты
Нажимая на кнопку «Получить доступ», я даю согласие на обработку персональных данных.