Picvario blog

Как организовать командную работу с медиаконтентом, если у вас 200 тысяч фото и видео

Представьте, что вы — спортивная команда, крупное СМИ или блогер-фотограф. Каждый день вы генерируете огромное количество медиа-контента: сотни и тысячи фото и видео, которые занимают терабайты места.Рано или поздно все сталкиваются с проблемой — где всё это хранить, как правильно структурировать, ориентироваться и искать.

В этой статье расскажу, как компании решают эту проблему в 2020 году: какие данные прячут ваши фото, как организовать корпоративную медиабиблиотеку, почему Google Drive и Dropbox для этого не подходят и что такое Digital Assets Management.

Вот вам задачка. Есть 250 000 фото с названиями типа «IMG_2012482.jpg», которые вы снимали по всему свету последние 10 лет. Всё хранится на внешнем жёстком диске. Как вам найти фото, сделанное в июле 2010 года в Ялте у памятника Ленину? Конечно, у самых дотошных всё хорошо. Они пройдут в «2010 / Крым / Ялта» и вуаля!


Но в большой компании очень сложно долго поддерживать чёткую структуру каталогов. Один сотрудник был в командировке и отправил фото по почте, SMM-щики обмениваются баннерами в мессенджерах, а отчёт с последней презентации хранится просто на флешке. Если и получается хранить все данные в одном месте, то чаще всего это выглядит так (и это даже неплохо):


Очень много папок, копий этих папок, непонятная структура. Название фото ни о чём не говорят. Чтобы найти 1 фотографию, придётся перелопатить несколько каталогов и открыть десятки файлов. По данным International Data Corporation сотрудники тратят до 30% рабочего времени на поиск нужного фото. Это много. И прежде чем перейти к решению проблемы — 3 абзаца скучной теории.

Какие данные прячутся в ваших фото

Что вы видите, когда смотрите на фотографию? Изображение, набор пикселей. Помимо этого у любой фотографии, снятой на цифровой фотоаппарат, есть специальный набор данных — метаданные.

Метаданные или «данные о данных» — скрытая информация о фото. В них можно найти дату съёмки, модель и настройки камеры. А ещё в метаданных может храниться геолокация места, где было сделан снимок, данные о фотографе, описание и авторские права.

Метаданные можно посмотреть открыв «Свойства» любой фотографии на компьютере. Обычно они создаются камерой автоматически, но есть сервисы, которые помогают их редактировать и дополнять. А ещё по метаданным можно искать. Когда помимо самого изображения у нас есть набор полей с информацией — намного проще всё организовать и привести в порядок.

Существует целый рынок сервисов, которые помогают организовать хранение, сортировку и поиск по большому объёму медиафайлов, помогают отладить рабочий процесс в команде. Их называют Digital Assets Management Software или кратко DAM.
Но у нас есть Google Drive, Dropbox, etc…
Действительно, зачем внедрять какой-то сторонний софт, обучать ему сотрудников и выстраивать процессы, когда есть облачные сервисы? Люди к ним привыкли и умеют в них работать. Но не всё так однозначно.

Google Drive отлично подходит, когда вы работаете в одиночку или небольшой командой. Проблемы начинаются, когда количество сотрудников увеличивается.

  1. Если вы только начинаете переносить файлы с локального диска в облако — при загрузке не получится сохранить структуру каталогов. В большинстве случаев придётся всё формировать с нуля. Это займёт много времени.
  2. Проблема с форматами. Облачные решения могут не поддерживать или частично поддерживать, например, RAW-файлы. А бывает ещё хуже — при импорте RAW-файла, они конвертируют его в JPG.
  3. Удаление метаданных. Самое худшее, что может случиться — облачный сервис удалит метаданные фото, искать по ним в будущем будет невозможно

Корпорации ещё не придумали такой софт, который закроет потребности одновременно и простых пользователей и компаний. Часто приходится использовать связку, например, Dropbox для хранения фото, Vimeo для хранения видео. Всё это

Что такое DAM-сервисы и зачем они нужны

Digital Assets Management или DAM – это софт, который позволяет загружать, хранить, организовывать, управлять, делиться и отслеживать все цифровые активы в одном месте. Если проще — это корпоративная медиабиблиотека.

Загрузив фото или видео в систему DAM, вы сможете быстро разметить их тегами, сложить в коллекции по темам, назначить доступ нужным сотрудникам, искать, делиться внутри команды и выгружать. С помощью поиска по метаданным можно легко найти фото или видео по дате съёмки, автору и GPS-координатам.

Рынок DAM-сервисов сейчас растёт на 34% в год. В 2019 он оценивался в $1,6 млрд, а к 2025 будет уже $9.25 млрд, по прогнозам Research and Markets. Такой быстрый рост обусловлен увеличением спроса. Медиаконтента с каждым годом генерируется всё больше, а управлять им всё сложнее. К концу 2018 года количество фото в интернете оценивалось в 5 трлн. Эта цифра растёт в геометрической прогрессии.

DAM-системы используют рекламные и медиа-агентства, спортивные компании и FMCG — где так или иначе приходится работать с большим количеством медиаконтента. В России этот рынок только зарождается, в США уже накоплено большое количество кейсов.

Как работают DAM сервисы на примере футбольного клуба

Чтобы наглядно показать преимущества DAM-систем, разберём ещё один кейс. Представьте — вы работаете SMM-щиком в футбольном клубе. Чтобы получать много лайков, вам нужно быстро постить фоточки в Instagram для фанатов, моментально находить самые подходящие кадры, а прямо во время игры нужно что-то публиковать в Twitter. Вы сидите в офисе, а фотографы — на передовой, на поле. Как быстро организовать процесс передачи контента от фотографа к SMM-щику?

Обычно происходит вот как. После игры фотографы собирают весь отснятый контент на жёсткий диск, не сортируя передают всю стопку в офис и забывают об этом. А ещё хуже, когда начинают пересылать архивы по почте — бедным менеджерам приходится тратить кучу времени на разбор и организацию этого бардака. Как в таком хаосе быстро найти, например, «прыжок игрока под 13 номером во время празднования второго забитого гола?»

Кроме SMM, фото нужны для других целей, например, баннеры или афиша. Хуже всего, если отделы начинают друг другу передавать файлы разными средствами связи — по почте или в мессенджеры (которые ещё и могут сжимать фото с потерей качества).

Как будет выглядеть процесс после внедрения DAM-системы:

  • Все старые фото будут залиты в облако и доступны для всех в одном приложении.

  • Существующую медиабиблиотеку придётся 1 раз разобрать и разметить все фото тегами. Если кадры уже хранились по папкам, то система по их названиям автоматически создаст «коллекции».

  • Фото уже сразу можно будет искать по метаданным — дате съёмки, имени фотографа и геолокации.

  • Фотографы смогут быстро загружать новые снимки в систему, а менеджеры сразу получат к ним доступ. Можно настроить разграничение прав для разных отделов.

  • Чтобы быстро найти нужный снимок достаточно просто вбить в поиск его тег или найти в нужной коллекции. Помните пример выше про празднование гола игрока под 13 номером? Если у нас будут теги «13», «празднование» «прыжок», «гол» и дата снимка — поиск этого кадра займёт несколько секунд.

Если преодолеть самый первый шаг — разобрать завалы, то в итоге в вашем фотобанке настанет дзен. Всё будет на своих местах.

Пример: так выглядит стандартное окно в DAM-системе. Фото тегировано, справа видны метаданные, по которым можно искать. Если нажать на тег — увидете все фото, где он поставлен и т.д.

Рекомендации: как навести порядок и создать медиа библиотеку вашей компании

Если у вас нет денег на внедрение сложной DAM-системы, а жить в порядке всё равно хочется, вот несколько простых рекомендаций, которые помогут навести порядок в корпоративной медиабиблиотеке:

  1. Найдите все носители, где могут храниться данные. Соберите все жёсткие диски, флешки, CD, аккаунты в облаках или мессенджерах. Прежде чем создавать структуру, нужно собрать весь материал.

  2. Выгрузите все данные на один отдельный жёсткий диск или облако. Убедитесь, что это место достаточно защищено. Если это внешний жёсткий диск — он должен храниться в надёжном месте, если облако — установите сложный пароль и двухфакторную аутентификацию. Помните: вы даже не подозреваете, где вам может пригодиться однажды сделанный снимок или скриншот. Например, в суде. Хотелось бы, чтобы в случае юридических проблем, вы смогли быстро найти нужный файл.

  3. Найдите самые важные и полезные фотографии и видео, которые должны быть доступны команде. Отложите их в сторону от остальных.

  4. На основе важных материалов создайте понятную структуру папок (об этом ниже).

  5. Переместите важные материалы в эту структуру, протестируйте её, попробуйте что нибудь быстро найти, обучите команду.

На данном этапе ваша главная цель — создать структуру для контента, с которым вы работаете прямо сейчас. Не нужно начинать с разбора старых архивов, этим всегда можно заняться позже, после внедрения системы.

Структура здесь — самое сложное. Чтобы понять, как правильно её выстроить, нужно понимать разницу между «просмотром» и «поиском». Для этого вернёмся к нашему кейсу с футбольным клубом.

Просмотр — это когда я хочу найти несколько лучших кадров с позапрошлого матча. Ничего конкретного. Я хочу открыть папку с фото этого матча и просто скроллить и выбирать. У меня нет какой-то конкретной цели, я хочу посмотреть и выбрать лучшее.

Поиск — это когда есть конкретная цель. Например, задача «найти прыжок игрока под 13 номером». Я уже точно знаю, что хочу, мне просто нужно быстро найти результат.

Если вы строите корпоративную библиотеку на ПК или условном Google Drive — создавайте структуру, ориентированную на быстрый просмотр файлов. К сожалению, удобный поиск в таких системах выстроить сложно — нет возможности искать по метаданным и тегам.

Структура должна быть многоуровневая и описывающая вашу организацию. Вот пример для бизнеса по строительству (взято из головы):
По такой структуре мы легко сможем найти фото нужного дома, если знаем год, месяц и из чего он построен.

У каждой компании будет своя структура, потому что каждый бизнес уникален. Здесь тяжело дать какой-то рецепт.

После создания структуры, заполните её актуальными материалами, которые вы отобрали в п.3 нашего чеклиста. И с этого дня весь новый контент распределяйте по нужным папкам. Теперь это будет делать легче, потому что вы уже знаете заранее куда положить каждый файл.

Когда вы и ваша команда будете полностью довольны структурой и рабочим процессом — можно эту модель масштабировать на старые архивы и начать разбирать завалы по аналогии.

Хранить всю медиабиблиотеку на внешнем жёстком диске — это очень дёшево. Единственный расход — покупка дополнительных дисков. На этом плюсы, пожалуй, заканчиваются. А из минусов: отсутствие резервного копирования, нет настройки прав доступа, невозможно искать по метаданным. Этот вариант хорошо подходит для фрилансеров или небольших команд (2-3 человека).

В облаках вы платите дополнительные деньги за гигабайты — это дороже, но удобнее. Здесь вы можете настроить индивидуальный доступ для каждого сотрудника. Такой системой управлять проще. Она безопаснее — один сотрудник уже не может по ошибке удалить все материалы. Но проблема с поиском никуда не уходит. К тому же часто один сервис не может удовлетворить все потребности, приходится использовать связки, а это уже тормозит весь рабочий процесс.

DAM-системы же специально созданы для управления большими библиотеками. Здесь вы получаете полный набор — удобство в формировании структуры, поиск и редактирование метаданных, теги, коллекции, продвинутые настройки доступа и даже распознавание лиц. DAM-системы можно заточить под существующие бизнес-процессы компании, сделать кастомные доработки. Единственный минус — цена. Это подходит не всем и не у всех будет окупаться. Но если у компании медиаконтент — ключевой актив, вокруг которого завязана вся работа, внедрение DAM может сильно ускорить процессы.
План "Базовый"
Пожалуйста заполните форму, мы создадим ваше рабочее пространство Picvario и пришлем вам данные для доступа.
Имя и фамилия
Адрес электронной почты
Адрес вашего рабочего пространства Picvario
Ваше рабочее пространство будет доступно по адресу вида your-workspace.picvar.io
Нажимая на кнопку «Получить доступ», я даю согласие на обработку персональных данных.
План "Расширенный"
Пожалуйста заполните форму, мы создадим ваше рабочее пространство Picvario и пришлем вам данные для доступа.
Имя и фамилия
Адрес электронной почты
Адрес вашего рабочего пространства Picvario
Ваше рабочее пространство будет доступно по адресу вида your-workspace.picvar.io
Нажимая на кнопку «Получить доступ», я даю согласие на обработку персональных данных.
План "Максимальный"
Пожалуйста заполните форму, мы создадим ваше рабочее пространство Picvario и пришлем вам данные для доступа.
Имя и фамилия
Адрес электронной почты
Нажимая на кнопку «Получить доступ», я даю согласие на обработку персональных данных.