Статьи

Всё, что вам нужно знать о внедрении DAM-систем: большой FAQ от Picvario

Итак, главное решение принято: вам нужна DAM-система. Теперь осталось внедрить подходящий сервис, который превратит цифровые активы компании в удобный, понятный и прозрачный архив. У вас наверняка есть много вопросов о том, как лучше справиться с этой задачей – а у нас есть ответы на них. Делимся в статье!

Вопрос 1: с чего начать? Выбираем DAM-систему

У вас есть три возможных пути:

1. Установить иностранную DAM-систему Плюсы: западным DAM-системам уже более 15 лет, за это время они обзавелись колоссальным функционалом и разве что кофе не варят. Минусы: стоят дорого (до $500 000 за год лицензии), поддержки на русском обычно нет, предназначены для зарубежных облачных провайдеров вроде Amazon и Azure (а их тарифы заметно дороже, чем российские от Яндекс, Mail.ru или Крок, кроме того, использование иностранного облака может нарушать закон о хранении персональных данных). Все недостатки можно нивелировать или обойти, но советуем 7 раз подумать, нужны ли вам лишние сложности;

2. Внедрить российский софт. Одна из немногих DAM-систем, которая создана в РФ, предназначена для коммерческого использования и планомерно развивается – это Picvario. Наше решение целиком адаптировано под российские реалии и законы, стоит в разы дешевле зарубежных аналогов, а умеет не меньше. К тому же мы предлагаем русскоязычную техподдержку;

3. Разработать свою систему. Это – крайний выход: и дорого, и долго. А когда закончите, систему нужно будет развивать – это ещё дороже и ещё дольше. Поэтому даже такие гиганты, как Сбербанк, пользуются готовым решением.

Мы рекомендуем начать с российской системы: 99 против 1, Picvario умеет всё, что вам нужно.

Вопрос 2: как сложно внедрить DAM-систему и сколько это займёт времени?

С технической точки зрения всё укладывается в 5 этапов:

  1. Аудит: соберём все ваши медиаданные, посмотрим, в каком виде они хранятся, оценим входящие потоки таких данных, обсудим нужные мета-теги и т. д.;
  2. Настройка ролей: заводим в базу пользователей, создаём их группы, распределяем права – рутина цифровой безопасности;
  3. Импорт: переносим все медиаактивы компании в систему;
  4. Обучение: показываем, как пользоваться функционалом Picvario, помогаем освоиться с инструментами и возможностями;
  5. Интеграция. Включаем DAM-систему в существующую IT-инфраструктуру компании.

К вопросу о том, насколько быстро все эти задачи можно решить – всё зависит от специфики конкретного случая. В короткие сроки можно уложиться, если:

  1. Вы выбрали облачную версию (SaaS). С решением на собственных серверах всё немного сложнее, потому что вам нужно подготовить соответствующую технику , а это тоже время, деньги, работы по установке и настройке ПО;
  2. Вас устраивает базовый набор полей метаданных, индивидуальная настройка не потребуется;
  3. У вас уже работают сотрудники, которые имеют опыт работы с DAM-системами (бывшие билд-редакторы СМИ, сотрудники фотобанков, профессиональные фотожурналисты).

Если эти три условия соблюдены, можно уложиться в один рабочий день. Если же ваш случай не соответствует вышеперечисленным критериям, мы с этим поможем. Чтобы уточнить сроки внедрения конкретно для вас, просто оставьте заявку.

Вопрос 3: что при внедрении DAM берёт на себя разработчик, а что нужно сделать нам?

Мы поможем вам на всех этапах — от аудита и первоначальной настройки до обучения и интеграции. От вас нужно только:

  1. Посмотреть на результаты аудита и одобрить/скорректировать предложенную нашим инженером структуру будущего архива. Теги, ключевые слова, коллекции: никто лучше вас не знает, какие в компании приняты бизнес-процессы и как будет удобно именно вам;
  2. Назначить администратора системы, редактора, пользователей – распределение прав на вас. Например, отделу продаж для работы хватит доступа к просмотру и скачиванию коммерческих предложений, а маркетологам нужно будет сверху добавить возможность загружать данные (по регламентам, которые сделал редактор).

Нужно будет ещё участие на этапе интеграции DAM с существующей инфраструктурой, но это подробнее обсудим ниже.

Вопрос 4: мы уже пользуемся рядом IT-компонентов – можно это всё интегрировать с DAM?

Да, при помощи API Picvario. Мы готовы сделать для вас интеграцию с CMS, сайтом компании, всевозможными CRM и корпоративными приложениями. При наличии специалистов работы по интеграции вы можете выполнить и самостоятельно, на основе представляемой нами документации.

Вопрос 5: можно ли использовать корпоративные учётные записи?

Да, конечно – Picvario поддерживает интеграцию с Google G Suite и Microsoft Active Directory. Это очень удобно: сотрудникам не придётся запоминать новые пары логин-пароль, а вам будет проще настроить права доступа.

Вопрос 6: как перенести цифровой архив в DAM-систему?

Перенос данных может быть как простой задачей, так и нетривиальной. Мы сделали всё, чтобы автоматизировать его до предела: специальный модуль Picvario Collector оптимизирует множество процессов сбора и переноса медиаданных, в том числе умеет загружать их с веб и FTP источников. А наши специалисты всегда готовы помочь с миграцией архивов из других баз данных, облачных хранилищ и файлобменников.

Что касается обработки нового контента, Picvario:

  • Умеет читать поля стандартов EXIF, IPTC, XMP – метаданные, которые есть у каждой фотографии. Дата съёмки, имя фотографа, характеристики камеры: заберём всё, что там есть;
  • Сохраняет исходные названия файлов
  • Распознаёт лица – в архиве много снимков людей (например, сотрудников)? Один раз сохраняете в системе фото человека – к примеру, генерального директора – добавляете к нему соответствующий тег —ФИО, и Picvario сама найдёт все фотографии этого человека, пропишет тот же тег. Очень удобно.

Кстати, об автоматическом распознавании: в Picvario можно интегрировать и другие системы ИИ. В нашем плане разработки есть подключение сервисов распознавания текстов, номеров, логотипов и даже диагностика болезней. При внедрении подобных систем мы опираемся, в первую очередь, на запросы заказчиков.

Вопрос 7: как импортировать новые фото в DAM-систему?

Так, как вам удобно – Picvario поддерживает любые варианты загрузки:

  1. Через браузер, по одному файлу или сразу по несколько сотен;
  2. Через наше специальное приложение, Desktop Uploader;
  3. Через FTP – если нужно добавить в систему большое количество медиафайлов или файлы большого размера, это – то, что нужно.

Вопрос 8: как обслуживать DAM, сколько людей на это нужно?

Здесь универсального ответа нет – смотрите сами:

  • Если у вас крупное новостное агентство, в котором работает множество фотографов и за день поступают тысячи снимков, на обслуживание такого потока нужно будет, как минимум, 3-4 редактора;
  • Если вы ставите DAM для корпоративной медиабиблиотеки, которая не требует срочных обновлений в режиме 24/7, хватит и одного сотрудника;
  • В отличие от SaaS версии, сервисное обслуживание которой ведут наши инженеры, on-Premise инсталляция потребует регулярного внимания со стороны вашего системного администратора.

Вывод: если у вас нет серьёзных причин держать всё на собственных серверах, рекомендуем облако. Будет проще и дешевле.

Вопрос 9: можно ли сделать оформление в корпоративном стиле?

Легко! Цвета, логотипы – настраиваются в соответствии с вашим брендбуком. Это очень полезно, если вы планируете использовать платформу для франшизы, совместной работы с партнёрами или шэринга части файлов контрагентам. Будет выглядеть очень солидно, дополнит образ преуспевающей и надёжной компании.

Вопрос 10: как отслеживать результаты внедрения DAM и что делать дальше?

Для мониторинга эффективности в Picvario есть встроенный инструмент: аналитика. Показывает самые главные данные:

  • Насколько активно сотрудники пользуются системой;
  • Какие файлы ищут чаще всего (удобно определять, какого контента не хватает в архиве, чем его дополнить);
  • Кто, что и когда загружал и выгружал – легко отслеживать активность сотрудников.

Что касается дальнейшего развития: уверены, когда вы разберётесь с основным функционалом Picvario, у вас появятся новые идеи по оптимизации рабочих процессов и цифрового архива. Мы всегда рады с этим помочь: нужен уникальный модуль? Сделаем!

Расскажите нам о своих пожеланиях, и мы сделаем всё возможное для того, чтобы их выполнить.